Руками
- Відкрити старий файл і зберегти копію
- Переписати імʼя, дату, суму й реквізити
- Знайти пошту клієнта й надіслати
- Згодом перевіряти, чи лист дійшов
ПослугиАвтоматизація бізнесуДокументи за шаблоном
Документи заповнюються самі
Документи заповнюються самі
Автоматизація документообігу для малого бізнесу: договір, накладна чи акт заповнюються з даних заявки за вашим шаблоном і йдуть клієнту на пошту. Без переписування полів руками.
- Ціну називаю особисто
- Ціну автоматизації назву особисто
- Шаблони й дані — ваші
Просто напишіть — далі я сам. Порахую задачу безкоштовно.
Таблицяусі заявки разом
CRMугоди й клієнти
Вам у Telegramодразу, з джерелом
Нагадуванняклієнтам, самі
Що це
Кому підходить документообіг за шаблоном
Бізнес-процес документообігу в малому бізнесі зазвичай такий: прийшла заявка, ви відкриваєте старий договір, міняєте імʼя, дату й суму, зберігаєте під новою назвою і шукаєте пошту клієнта. Автоматика робить це за вас: дані із заявки стають у ваш шаблон, а готовий документ іде клієнту на пошту.
Підходить, якщо однакові документи ви складаєте щодня чи щотижня: договори з новими клієнтами, накладні на відвантаження, акти після виконаних робіт. Окрема програма для документів не потрібна: автоматика підключається до CRM, якою ви вже користуєтесь, або до Google Таблиці, куди сходяться заявки.
Умови угоди автоматика за вас не вирішує. Місця, де потрібне ваше слово, ми визначаємо разом — там вона зупиняється й чекає на вас.
Гордій Фісун · оновлено
Було і стало
Один документ — двома способами
Той самий акт після виконаної роботи: руками і з автоматикою.
Самі
- Заявка прийшла — документ уже складено
- Поля заповнені даними із заявки
- Лист пішов клієнту, вам — повідомлення
- Не дійшов — автоматика скаже вам
Конкретика
Бізнес-процеси електронного документообігу: як це працює
Нові програми ставити не обовʼязково: все працює на тому, чим ви вже користуєтесь.
Дані — з того, що вже є
Поля заповнюються із заявки із сайту, з CRM чи Google Таблиці. Прийшов лист або голосове замість форми — ШІ розбере його по полях.
Шаблон — ваш
Беру ваш договір чи акт як є — з вашими формулюваннями й реквізитами. Звикати до чужого бланка не доведеться.
CRM лишається вашою
Міняти CRM не треба: автоматика підключається до тієї, у якій ви вже працюєте. Немає CRM — документи складаються з таблиці заявок.
Спірне — вам на рішення
Де автоматика зупиняється й чекає вашого слова, визначаємо разом. Наприклад, коли в заявці бракує суми чи реквізитів.
Усе на ваших акаунтах
Шаблони, доступи й дані — ваші з першого дня. Отримуєте паспорт проєкту й годину навчання, щоб міняти шаблони самостійно.
Що отримуєте
Автоматизація документообігу: що входить
Документ з даних заявки
Імʼя, телефон, послуга, сума й дата беруться із заявки та стають на свої місця у вашому договорі, накладній чи акті. Нічого не копіюєте руками.
Шаблон правите один раз
Змінились реквізити чи умова — правите шаблон в одному місці, і наступні документи вже складаються по-новому. Кожен файл окремо переписувати не треба.
Лист клієнту — сам
Щойно документ складено, він іде клієнту на пошту, а вам у Telegram приходить коротке повідомлення: кому й що надіслано.
Збій не мовчить
Лист не дійшов — автоматика спробує ще раз і напише вам. Про збій ви дізнаєтеся раніше, ніж клієнт спитає, де документ.
Живе демо
Подивіться, як заявка проходить сама
Це робочий код, а не картинка. Надішліть заявку — і побачите, куди вона лягає і хто про це дізнається.
Як це відбувається
Як документи починають заповнюватися самі
Від вас — шаблони, з якими ви працюєте зараз.
Показуєте шаблони
Надсилаєте договір, накладну чи акт, які заповнюєте зараз. Разом позначаємо, звідки береться кожне поле.
Схема шляху
Малюю шлях документа: заявка, шаблон, готовий файл, лист клієнту. Кожен крок бачите ще до запуску.
Перевірка на справжніх заявках
Документи складаються поруч із вашими ручними, доки не збігаються до коми.
Запуск і доступи
Вмикаю, віддаю ключі на ваших акаунтах і показую, як міняти шаблон самостійно.
5,0 · 37 відгуків
- Ви вирішуєте, чи рухатися даліПісля кожного етапу можете зупинити проєкт. Оплачуєте лише виконані та прийняті етапи. Передоплату за нерозпочаті — повертаю.
- Ціна кінцева. Перевитрати — моїЗадача не змінилась — сума, названа на старті, не росте. Змінилась — спершу говоримо, потім роблю.
- Не те, що в ТЗ — гроші назад
- Помилки — мої. 6 місяців безкоштовно
- Критичне — протягом 2 годин
- Код, домен, дані — ваші з першого дня
Питання
Питання про документи
Що дає автоматизація документообігу для малого бізнесу?
Договори, накладні й акти заповнюються з даних заявки за вашим шаблоном і йдуть клієнту на пошту. Вам не треба переписувати одні й ті самі поля руками і стежити, чи надіслано документ.
Чи потрібна окрема CRM система для документообігу?
Окрема CRM для документообігу не потрібна. Автоматика підключається до CRM, якою ви вже користуєтесь, або до Google Таблиці, куди сходяться заявки, — і документи складаються звідти.
Які документи можна заповнювати за шаблоном?
За шаблоном можна складати документи, що повторюються: договір, накладну, акт. Якщо документ щоразу відрізняється лише іменем, датою, сумою чи переліком послуг, його можна заповнювати автоматично.
Що підготувати перед розмовою про автоматизацію документів?
Для першої розмови досить шаблонів документів, з якими ви працюєте зараз, і розповіді, звідки беруться дані: сайт, CRM, таблиця чи пошта. Цього вистачить, щоб назвати ціну.
Що буде, якщо в заявці бракує даних для документа?
Місця, де автоматика не вирішує сама, визначаємо разом — наприклад, коли бракує суми чи реквізитів. Там вона зупиняється й передає справу вам, а в журналі видно, що і коли відпрацювало.
Скільки коштує автоматизація документів?
Ціна автоматизації документів залежить від того, скільки шаблонів і сервісів треба зʼєднати. Точну суму назву особисто після першої розмови — і далі вона не зросте.