Вручную
- Открыть старый файл и сохранить копию
- Переписать имя, дату, сумму и реквизиты
- Найти почту клиента и отправить
- Потом проверять, дошло ли письмо
УслугиАвтоматизация бизнесаДокументы по шаблону
Документооборот на автомате
Документооборот на автомате
Автоматизация бизнес-процессов документооборота для малого бизнеса: договор, накладная или акт заполняются из данных заявки по вашему шаблону и уходят клиенту на почту. Без переписывания полей вручную.
- Цену называю лично
- Цену автоматизации называю лично
- Шаблоны и данные — ваши
Просто напишите — дальше я сам. Посчитаю задачу без оплаты.
Таблицавсе заявки вместе
CRMсделки и клиенты
Вам в Telegramсразу, с источником
Напоминанияклиентам, сами
Что это
Кому подходит документооборот по шаблону
Бизнес-процесс документооборота в малом бизнесе обычно такой: пришла заявка, вы открываете старый договор, меняете имя, дату и сумму, сохраняете под новым названием и ищете почту клиента. Автоматика делает это за вас: данные из заявки подставляются в ваш шаблон, а готовый документ уходит клиенту на почту.
Подходит, если одинаковые документы вы составляете каждый день или каждую неделю: договоры с новыми клиентами, накладные на отгрузку, акты после выполненных работ. Отдельная программа для документов не нужна: автоматика подключается к CRM, которой вы уже пользуетесь, или к Google Таблице, куда сходятся заявки.
Условия сделки автоматика за вас не решает. Места, где нужно ваше слово, мы определяем вместе — там она останавливается и ждёт вас.
Гордей Фисун · обновлено
Было и стало
Один документ — двумя способами
Тот же акт после выполненной работы: вручную и с автоматикой.
Сами
- Заявка пришла — документ уже составлен
- Поля заполнены данными из заявки
- Письмо ушло клиенту, вам — уведомление
- Не дошло — автоматика сообщит вам
Конкретика
Бизнес-процессы электронного документооборота: как это работает
Новые программы ставить не обязательно: всё работает на том, чем вы уже пользуетесь.
Данные — из того, что уже есть
Поля заполняются из заявки с сайта, из CRM или Google Таблицы. Пришло письмо или голосовое вместо формы — ИИ разберёт его по полям.
Шаблон — ваш
Беру ваш договор или акт как есть — с вашими формулировками и реквизитами. Привыкать к чужому бланку не придётся.
CRM остаётся вашей
Менять CRM не нужно: автоматика подключается к той, в которой вы уже работаете. Нет CRM — документы составляются из таблицы заявок.
Спорное — вам на решение
Где автоматика останавливается и ждёт вашего слова, определяем вместе. Например, когда в заявке не хватает суммы или реквизитов.
Всё на ваших аккаунтах
Шаблоны, доступы и данные — ваши с первого дня. Получаете паспорт проекта и час обучения, чтобы менять шаблоны самостоятельно.
Что получаете
Автоматизация документооборота: что входит
Документ из данных заявки
Имя, телефон, услуга, сумма и дата берутся из заявки и встают на свои места в вашем договоре, накладной или акте. Ничего не копируете вручную.
Шаблон правите один раз
Изменились реквизиты или условия — правите шаблон в одном месте, и следующие документы уже составляются по-новому. Переписывать каждый файл отдельно не нужно.
Письмо клиенту — само
Как только документ составлен, он уходит клиенту на почту, а вам в Telegram приходит короткое сообщение: кому и что отправлено.
Сбой не молчит
Письмо не дошло — автоматика попробует ещё раз и напишет вам. О сбое вы узнаете раньше, чем клиент спросит, где документ.
Живое демо
Посмотрите, как заявка проходит сама
Это рабочий код, а не картинка. Отправьте заявку — и увидите, куда она попадает и кто об этом узнаёт.
Как это происходит
Как документы начинают заполняться сами
От вас — шаблоны, с которыми вы работаете сейчас.
Показываете шаблоны
Присылаете договор, накладную или акт, которые заполняете сейчас. Вместе отмечаем, откуда берётся каждое поле.
Схема пути
Рисую путь документа: заявка, шаблон, готовый файл, письмо клиенту. Каждый шаг видите ещё до запуска.
Проверка на настоящих заявках
Документы составляются параллельно с теми, что вы делаете вручную, пока не совпадут до запятой.
Запуск и доступы
Включаю, отдаю ключи на ваших аккаунтах и показываю, как менять шаблон самостоятельно.
5,0 · 37 отзывов
- Вы решаете, двигаться ли дальшеПосле каждого этапа можете остановить проект. Оплачиваете только выполненные и принятые этапы. Предоплату за неначатые — возвращаю.
- Цена окончательная. Перерасход — мойЗадача не изменилась — сумма, названная на старте, не растёт. Изменилась — сначала обсуждаем, потом делаю.
- Не то, что в ТЗ — деньги назад
- Ошибки — мои. 6 месяцев без оплаты
- Критичное — в течение 2 часов
- Код, домен, данные — ваши с первого дня
Вопросы
Вопросы о документах
Что даёт автоматизация документооборота малому бизнесу?
Договоры, накладные и акты заполняются из данных заявки по вашему шаблону и уходят клиенту на почту. Вам не нужно переписывать одни и те же поля вручную и следить, отправлен ли документ.
Нужна ли отдельная CRM-система для документооборота?
Отдельная CRM для документооборота не нужна. Автоматика подключается к CRM, которой вы уже пользуетесь, или к Google Таблице, куда сходятся заявки, — и документы составляются оттуда.
Какие документы можно заполнять по шаблону?
По шаблону можно составлять повторяющиеся документы: договор, накладную, акт. Если документ каждый раз отличается только именем, датой, суммой или списком услуг, его можно заполнять автоматически.
Что подготовить перед разговором об автоматизации документов?
Для первого разговора достаточно шаблонов документов, с которыми вы работаете сейчас, и рассказа, откуда берутся данные: сайт, CRM, таблица или почта. Этого хватит, чтобы назвать цену.
Что будет, если в заявке не хватает данных для документа?
Места, где автоматика не решает сама, определяем вместе — например, когда не хватает суммы или реквизитов. Там она останавливается и передаёт дело вам, а в журнале видно, что и когда отработало.
Сколько стоит автоматизация документов?
Сумма за автоматизацию документов зависит от того, сколько шаблонов и сервисов нужно соединить. Точную сумму назову лично после первого разговора — и дальше она не вырастет.